健康管理师，主要是在线上为客户提供健康管理服务的角色，每天会收集客户的身体数据和饮食情况，再给客户进行反馈和指导。
以减脂为例，每天早上需要提醒客户发送体重、腰围和尿酮数据到微信群里，健康管理师除了给出反馈，还要把数据进行汇总记录，发送给客户；饮食打卡是拍照片发送到微信群里，健康管理师会进行点评。
客户对于自己的身体数据是非常敏感和重视的，为了保证客户的体验，需要健康管理师在微信群内可以及时给出反馈和指导，而他们每天要面对100+的客户及时互动，因此对于数据收集和处理的操作，会比较繁琐，而且容易出错。
今天分享的内容是通过梳理流程和制作工具的思路，做一款给公司内部客服团队使用的工具类软件，代码实现部分非常简单，用python写了100多行就完成了。
但这个小工具却能让每个客服每天节省1个小时，数据处理效率提升50%，不用耗费精力重复录入数据，同时避免了出错，还能让数据格式化保存，可用于后续的分析。
对于初创公司的客服、销售和电商运营等高频进行数据处理的团队或许会有启发。
一、概述
这是一个数据记录流程优化的案例，负责减脂服务的客服，每天的重点工作是方案指导和答疑。
数据记录是为了让客户能直观地看到效果，让客户获得正反馈，或作为调整方案的依据。
在实际执行过程中，每位客服每天同时跟进100人左右，在数据记录部分，流程如果占用较多时间，价值就远低于与客户深度沟通和沉淀可复用文档等方面，并且在1.0版本中，在记录-计算-编辑过程中容易出错，而减脂期间客户是对数据非常敏感的。
所以这些失误不仅影响客户体验，同时会引发对客服专业度的质疑，不利于后续沟通。
所以对“数据记录”部分做了流程优化：
>>可能会有的疑问
为什么不直接使用小程序或表单收集？
我们确实定制开发过小程序，能跟体脂秤能直接连接，上传体重数据，并且用户能补充腰围、饮食等相关数据，客服在小程序内进行反馈。
在测试使用期间，发现相比在微信群内的直接沟通，小程序用户的互动性其实是断崖式降低的，所以为了每天5-6次的接触沟通，还是选择了让用户“任性”地在群内直接发送数据。
为什么不直接使用表格发给客户?
看到在2.0版本中使用表格记录后，确实考虑过直接截图发送，但是“批量记录”用的是格式，是以便于录入为主要目的，和“展示”用的需要考虑美观的格式，还是有较大差异的。
二、业务背景与工作方式
业务背景：公司是做健康管理服务，客服团队主要是健康管理师，在线上为客户提供健康管理服务，获取身体数据和饮食情况等信息，进行指导答疑。
工作方式：健康管理师每天都会收集客户的身体数据，给客户进行反馈和指导。所以客户每天会有一个“打卡”的动作，分为数据打卡和饮食打卡。
以减脂为例，每天早上提醒客户会发送体重、腰围和尿酮数据到微信群里，健康管理师除了给出反馈，还要把数据进行汇总记录，发送给客户；饮食打卡是拍照片发送到微信群里，健康管理师会进行点评。
ps：在收集数据时没有使用小程序或表单，主要是为了能及时给客户反馈和指导，直接在微信群内完成所有的沟通，客户体验是最好的。
在小程序里让客户上传打卡内容，健康管理师在后台查看后进行回复，互动的时效性会受影响。也因此才有了手动进行数据收集和处理的需求。
三、痛点：操作繁琐且容易出错
数据收集的工作特性
1. 重复劳动：从各个客户群里收集数据，录入到表格里进行汇总和记录，同时还要另外编辑文本，发送给客户，了解当天的减脂情况。
2. 不能出错：客户对自己的数据特别敏感，发送的数据出错会严重影响客户体验。
3. 尝试解决：开发小程序让客户上传打卡内容，发现会影响互动。
对于客户来说，多一步操作，增加三分难度。直接在微信群打卡时，客户可以直接把体重秤和腰围拍照，饮食打卡是拍食物照片，营养师发现问题会圈出，进行说明和指导，对于客户来说是最为简单的沟通方式。
如果使用小程序，数据需要客户手动录入，营养师在小程序后台看到后，不管是在小程序进行回复，还是切换到微信群回复，时效性都差了一些。而客户在小程序打卡后，可能就退出了，会错过查看反馈的信息。
小结：
1. 使用小程序可以解决数据收集问题，但互动效果不好，并且有学习操作的教育成本。
2. 比起数据收集，给客户及时反馈更为主要，我们理解的减脂服务是一次健康教育的过程。
3. 所以我们沿用微信群服务，梳理内部的工作流程，提高效率。
四、梳理流程与解决思路
1. 找到卡点：表格数据转换为文字
1）健康管理师从各个微信群里收集数据后录入表格。
表格的作用是：有公式会进行计算；数据能够格式化地存储起来，可以进行汇总分析。
2）按照表格里的数据再录入为文本，发送给客户。
使用文本是考虑到：客户能直观查看（不像图片还要点开）；后面补充新数据时能够在文档里直接添加。
从表格转换为文本示例：
在“表格→文本”这一步，其实就是重复的搬运工作了。因为表格的数据是格式化的，所以能够用程序直接转换为文本，健康管理师只需要接着完成文本发送的工作。
#数据格式示例：
会员12（初始：79.0 kg/103.0 cm）
03/06：体重kg：77.2，尿酮：0.5+，腰围cm：100.0
03/07：体重kg：77.1，尿酮：2+，腰围cm：100.0
03/08：体重kg：76.8，尿酮：2+，腰围cm：100.0
03/09：体重kg：76.3，尿酮：3+，腰围cm：99.0
03/10：体重kg：76.2，尿酮：3+，腰围cm：98.0
累计减重：5.6 斤，腰围减少：5.0 cm
2.如何实现开发
1）工具选择：python有处理表格的包，直接调用就能满足需求，再将代码打包为软件即可。
2）减少操作：没有界面或导入文件的操作，只要把表格放在文件夹里，双击软件就能完成转换。
3）使用反馈：省下时间和避免出错，将更多的精力用在与客户的沟通。
① 效率提升，按同时服务100人预估，每人每天能节省1小时，在数据收集和处理部分的效率提升50%以上。
② 不出错，只要初始的数据录入没错，在表格里有计算，最终发给客户的文本也不会出错；工具迭代的话，能加入错误校验的机制，筛出异常情况的数据，例如体重明显上升等，可以进行标注以便跟进。
总结
在这个工具制作的过程中，其实最为关键的是找到提升效率的优化点，并清晰地将需求转化为开发能够理解的流程图或是页面demo，对于快速地完成工具开发有很大帮助。
对于数据、报表相关的工作流程，识别出重复且可格式化的部分，尝试思考能否开发工具节省时间，比如可以写下这部分的工作流程，再去询问懂技术的朋友。
不一定非得需要能写代码，但最好还是了解编程思维，对于梳理流程有极大帮助，在跟开发沟通需求时，能更多地关注“实现过程”，而不只是“最终结果”。
入门学习可以选择一些不用安装软件，能直接在网页写代码的课程，不然在搭建编程环境阶段可能就放弃了。
重视数据的可复用性，跟客户行为或是业务相关的数据，其实就是公司的“资产”，将数据格式化地沉淀下来，在需要进行分析时能够及时调用。
最后，其实这个流程优化的案例起点，是我在发现客服频繁出错后，回顾执行流程才找到解决方案，而不是用“行政命令”要求“不能出错”或是“出错罚款”之类的方式处理，还是相信对的流程才能带来对的结果。